کتاب مدیریت پروژه چابک: بر اساس الگوهای ذهنی و عملی فرد بندباز

طی دوران همکاری نویسنده کتاب با شرکت نارگان، او را به دور از مسائل حاشیه ای معمول افراد و سازمان ها همواره در تلاش برای افزایش توامان دانش و تجربه با ذهنی کاوشگر در یافتن راه حل های بهینه برای مشکلات پیشروی پروژه دیده ایم. ضمن خوش آمدگویی به علاقمندان دنیای پرچالش مدیریت پروژه، مطالعه کتاب حاضر که دسترنج یک مدیر پروژه جستجوگر است را به شما توصیه می کنیم.

پیشرفت علم و فن آوری که در سالیان اخیر به برکت نوآوری‌های الکترونیکی و ارتباطی لحظه به لحظه بر ذخیره دانش جهانی می‌افزاید، سبب ایجاد و تعمیق نگرش علمی به جای نگرش صرفا عملیاتی شده است. شاید تا چند سال و یا حداکثر یک دهه پیش، از مدیران پروژه که معمولا مدیران اجرایی هستند در مورد فلسفه یا استراتژی عملکردشان سئوال می‌شد، پاسخ پوزخندی بیش نبود. لیکن امروزه شرایط متفاوت است؛ علم و دانش وجود خود را در جای جای زندگی روزمره افراد نیز تحمیل می‌کند. غالب شدن نگرش علمی، مدیریت را که شاید تا چند سال پیش «فن» محسوب می‌شد تبدیل به علم کرده است. امروزه مدیر بدون علم، حتی اگر خبره تجربه و عمل باشد موفق نخواهد بود. در این میان، مدیریت پروژه که یکی از شاخه‌های نو ظهورتر مدیریت است، به سبب وجود چالش‌ها و ابهامات فراوان در طول اجرای یک پروژه و برای یافتن راه حل و پاسخگویی به مشکلات پیوسته در جستجوی راه حل‌های علمی و استاندارد است. اصولا استاندارد کردن مدیریت پروژه که خود در حوزه مدیریت مبحثی نو ظهور است با ایجاد استاندارد ظهور رسید.

پس از آن و به موازات به روز شدن این استاندارد و افزایش حوزه‌های دانشی آن که همگی برآمده از تجارب پروژه‌کاران است، راه حل‌ها و راه کارهای دیگری نیز برای حل مشکلات پروژه توسط اساتید فنون ارائه شده و می‌شود. Agile Project Management را می‌توان یکی از آخرین روش‌ها و یا فلسفه‌های مدیریت پروژه دانست که با توسعه روزافزون مدیریت پروژه و سازمان‌های پروژه محور در سطح جهانی به شدت مورد توجه قرار گرفته است.

در کشور ما نیز شرکت‌های پروژه محور وجود داشته و در حال گسترش هستند. شرکت نارگان را می‌توان به جرات یکی از قدیمی‌ترین شرکت‌های پروژه محور بخش خصوصی ایران را نامید که سابقه بیش از چهل سال در صنایع نفت و گاز و پتروشمی کشور را دارد. نویسنده کتاب که خود از مدیران پروژه شرکت نارگان است، همواره علائق خود را در جهت علمی کردن عملکرد یافتن راه حل‌های نو، استفاده از استاندارد دانش مدیریت پروژه و به کاربستن این ابزار در عمل نشان داده است.

کتاب حاضر نیز نمونه‌ای از همین تلاش‌ها در جهت ارتقای علمی و تجربی نامبرده است که اینجانب از نزدیک در جریان تلاش‌های بی‌شائبه و تحقیقات مربوط به آن قرار داشته ام. تقدیم کتاب به زنده یاد جهان فولاد فیروز فولادی، بنیان گذار و مؤسس شرکت نارگان همراه با پدر نویسنده نیز نمونه‌ای از حق‌شناسی نویسنده است که در دنیای امروز متأسفانه کمیاب و کم رنگ شده است. باشد که تدوین این کتاب، با همۀ تلاش‌ها و نیز ذات حق شناسانه نویسنده، آغازی برای موفقیت‌های گسترده‌تر و تدوین مبانی علمی هرچه بیشتر مدیریت پروژه در آینده حرفه‌ای ایشان باشد.

نتایج تحقیقات اخیر نشان می‌دهد که چابکی در موفقیت پروژه‌ها نقش مهمی را ایفا کرده است. چابکی، توانایی پروژه‌ها را در برابر چالش‌ها و تغییرات محیطی به منظور کسب نتایج مورد نظر افزایش می‌دهد. عدم آمادگی پروژه در واکنش مناسب به تغییراتی که پیش بینی آن‌ها به جهت سرعت و ماهیت تغییرات امکانپذیر نیست، منجر به مشکلات بسیار زیادی تا حد شکست پروژه‌ها شده است. مفهوم پروژه و فعالیت‌هایی که در قالب پروژه می‌گنجند، به گونه‌ای است که امروزه بسیاری از طرح‌های ملی و خصوصی اعم از صنعتی، آموزشی، بهداشتی، نظامی، تجاری در چارچوب پروژه تعریف شده و کسب نتیجه مورد نظر در هر یک از این طرح‌ها در گرو موفقیت پروژه خواهد بود. این بدان معناست، دستیابی به آینده‌ای که از طریق تصویب طرح‌ها برای خود متصور شده ایم، در گرو موفقیت پروژه‌ها خواهد بود. ورود مفهوم چابکی در ادبیات مدیریت پروژه بیانگر این موضوع است که روند تغییرات جاری در فضای پروژه، نه تنها دیگر خطی نیست بلکه حکایت از نوسانات شدید پارامترهای موثر در نتایج پروژه دارد. این نوسانات هم از جنبه شدت و هم از جنبه تعدد قابل ملاحظه اند؛ به طوری که که صرفا با ابزارها و روش‌های معمول مدیریت پروژه نتایج مورد انتظار و قابل قبول حاصل نمی‌شود. روش‌های مدیریت پروژه مقبول در هر سازمان مجموعه‌ای از دانش‌های مدیریت پروژه که عموما به عنوان یک تجربه خوب و مورد پذیرش سازمان است معرفی می‌شوند. وقتی صحبت از پذیرش سازمان است، بدان معناست که علاوه بر قابلیت استفاده دانش و شیوه‌های موجود در اکثر پروژه ها، اعضای پروژه در زمینه سودمند بودن آن نیز اتفاق نظر دارند. تجربه خوب یعنی همه اعضای پروژه آن سازمان بر این باورند که کاربرد درست اینگونه مهارت ها، ابزارها و تکنیک‌ها می‌تواند بخت‌های موفقیت را در انواع پروژه افزایش دهد. البته تجربه خوب بدان معنا نیست که دانش موجود را همواره باید به شکل واحد در همه پروژه‌ها استفاده قرار داد. تیم مدیریت پروژه همیشه مسئولیت دارد تا آنچه را که برای یک پروژه مشخص مناسب است تعیین کند. روش‌های مدیریت پروژه مقبول در هر سازمان به عنوان یک مرجع معرفی می‌شوند و باید توجه داشت که این روش‌ها نه جامع هستند و نه برگیرنده تمامی مباحث و مطالب خواهند بود. نکته اساسی در روش‌های مقبول، رویکرد سازمان به مقوله پیش بینی‌پذیری روندهای موجود در پروژه‌ها است. قالب روش‌های مقبول مدیریت پروژه در سازمان‌ها بر اساس پیش بینی‌پذیری فعالیت‌ها در بازه‌های زمانی نسبتا طولانی بنا شده اند. در حالیکه تغییرات سریع و بسیار زیاد در پروژه ها، امکان پیش بینی روندها به گونه‌ای که در روش‌های مقبول سازمان‌ها معرفی شده‌اند را غیر ممکن می‌سازد. در حالیکه روش‌های مقبول سازمان، تعیین کننده چارچوب هاست، نحوه استفاده از این چارچوب‌ها به شرایط پروژه بستگی خواهد داشت. به بیان دیگر چگونگی استفاده از روش‌های مقبول هر سازمان، بر عهده استفاده کنندگان روش‌های فوق با رعایت شرایط پروژه خواهد بود. نظر به اینکه پیش بینی‌ها به جهت سرعت و تنوع تغییرات قابل اعتماد نیستند، در دنبال آشنایی با ابزارهای چابکی جهت رویارویی با شرایط پرنوسان به همراه نحوه استفاده آن در فرایندهای مدیریت پروژه مقبول در هر سازمان هستیم.

تغییرات مستمر محیط داخل و خارج سازمان ها، از خصوصیات جدایی ناپذیر فضای کسب کار عصر حاضر محسوب می‌شود. از تغییرات گریزی نیست ولی نوع نگرش به تغییرات و نحوه پاسخگویی به آن، می‌تواند نتایج حاصل از تغییرات را به شدت تحت تاثیر خود قرار داده؛ تا جایی که نتایج حاصل از این نگرش می‌تواند در دو طیف موفقیت و یا شکست خود را به ظهور رسانند. نحوه پاسخگویی به تغییرات حاصل باورهای جاری در سازمان است و نه آنچه که در دستورالعمل‌ها آورده شده و یا در جلسات رسمی از آن یاد می‌شود، در بازارهای رقابتی نیاز مبرمی به توسعه و بهبود انعطاف‌پذیری و نیز پاسخگویی سازمان وجود دارد. امروزه بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها با رقابت فزاینده و نامطمئنی روبه رو هستند که به واسطه نوآوری‌های تکنولوژیکی، تغییر محیط‌های بازار و نیازهای در حال تغییر مشتریان شدت یافته است. به نظر می‌رسد تغییر، یکی از ویژگی‌های اصلی فضای کسب و کار در عصر رقابتی جدید باشد. کمتر سازمانی را می‌توان یافت که در یک دوره‌ی مثلا سه تا شش ماهه یا حتی یکساله، تغییری را در محیط خود شاهد نباشد. با توجه به بافتی که در حال حاضر بر دنیای کسب و کار سازمان‌ها حکمفرما است، سازمان‌ها ناگزیر از انجام تغییراتی در نگرش، دانش، رویکردها، رویه‌ها و نتایج مورد انتظار خود هستند.

یکی از مفهومی‌ترین تعاریف در خصوص چابکی عبارتند از توانایی ایجاد توازن بین انعطاف‌پذیری و تعادل است. به منظور آشنایی بیشتر با مفهوم چابکی، در ادامه به نظرات برخی از صاحب نظران این حوزه خواهیم پرداخت. مرور نظرات پیشروان این حوزه کمک می‌کند تا ضمن آشنایی با مبانی و تعاریف این دیدگاه، موضوع چابکی از زوایای مختلف مورد بررسی قرار گیرد. در ادامه، مدیریت چابک از نقطه نظر آقای‌ گری چاین خانم میشل اسلیکر و آقای جیم‌های اسمیت و همچنین مروری سریع بر مفهوم چابکی و تاریخچه کاربردهای آن خواهیم داشت. لازم به یاد آوی است که عمده مدل‌ها و منابع موجود در رابطه با چابک‌سازی پروژه، مرتبط با پروژه‌های فن آوری اطلاعات (زمان و بودجه ثابت بوده و محدوده) بر اساس این دو برآورد می‌شود. لذا مرور این منابع صرفا به منظور آشنایی بیشتر با مفاهیم مربوطه صورت گرفته است و ضروری است تا در پروژه‌های غیر فن آوری اطلاعات که در بیشتر موارد محدوده ثابت و هزینه و زمان بر اساس محدوده برآورد می‌شود و بنا بر چارچوب‌های پروژه نسبت به انتخاب مدل مناسب با حساسیت اقدام شود.

• راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه (ویرایش ششم) PMBOK ~موسسه مدیریت پروژه PMI، محسن ذکایی آشتیانی (مترجم)
• مدیریت پروژه های موفق با پرینس 2 ~سیامک حاجی یخچالی (مترجم)، علی مقدسی بردر (مترجم)
• مدیریت پروژه: 24 درس برای کنترل انواع پروژه ~گری هیرکنز، غزاله کاظمی نژاد (مترجم)
• ساختار شکست کار پروژه ~دنیس پی میلر، محمد شیخیان تعلقی (مترجم)
• مرجع درسی و کاربردی مدیریت و کنترل پروژه به روش گام به گام ~مجید سبزه پرور
• موارد بیشتر (598)