بهترین راه برای مدیریت اثربخش پروژه ها، کمک به تیم در تجسم سازی نتیجه پایانی به همراه اقدامات لازم برای دستیابی به آن است. کتاب ساختار شکست کار پروژه، از یک رویکرد نموداری برای برنامه ریزی و زمان بندی پروژه استفاده می کند. این یک ابزار سودمند برای کنترل و ارتباطات پروژه است که از تکمیل به موقع و اثربخشی مورد نظر اطمینان می دهد. دنیس پی میلر، مشاور ارشد شرکتهای Fortune 500، کلیدهای یک WBS اثربخش را از طریق یک فرآیند هشت مرحله ای، بر تعریف پروژه از طریق تحویل شدنی هایش متمرکز است. گام های میانی به تعریف فعالیت ها، توالی آن ها و به تخصیص منابع می پردازند. گام آخر به برآورد مدت زمان فعالیت ها و بررسی خط زمانی پروژه می پردازد.
ساختار شکست کار پروژه (Work Breakdown Structure یا به اختصار WBS) یکی از ابزارهای مدیریت پروژه است که به منظور تجزیه و تحلیل وظایف و فعالیتهای یک پروژه به قطعات کوچکتر و قابل مدیریتتر استفاده میشود. ویژگیهای کلیدی WBS به شرح زیر است:
1. سلسله مراتبی بودن: WBS به شکل یک درخت معکوس یا یک دیاگرام سلسله مراتبی است که در آن، سطوح بالاتر نشان دهنده وظایف کلانتر و سطوح پایینتر نشان دهنده وظایف جزئیتر هستند.
2. کامل بودن: همه وظایف و فعالیتهایی که باید در پروژه انجام شود باید در WBS مشخص شوند.
3. منحصر به فرد بودن: هر قسمت یا مرحله از WBS باید واحدی منحصر به فرد باشد و نباید با سایر قسمتها overlap داشته باشد.
4. قابل اندازه گیری بودن: هر قسمت از WBS باید قابل اندازه گیری و ارزیابی باشد تا پیشرفت و اتمام هر بخش قابل رصد باشد.
به عنوان مثال، در یک پروژه ساخت ویلا، WBS میتواند به شکل زیر باشد:
1. طراحی
- طراحی نما
- طراحی داخلی
- طراحی فضای سبز
2. ساخت و ساز
- زیرساختها
- حفر بنا
- ریختن بتن اساس
- سازه
- ستونها
- دیوارها
- سقف
- تاسیسات
- برق
- آب و فاضلاب
- گاز
3. تزئینات داخلی
- نقاشی
- کفپوش
- و…
WBS به مدیر پروژه کمک میکند تا فعالیتها و وظایف را به شکل منظم و دقیق مدیریت کند، منابع را به خوبی تخصیص دهد، و زمانبندی مناسبی برای هر قسمت ایجاد کند.